De Werkkostenregeling
De regeling heeft nogal wat gevolgen voor de inrichting van uw administratie. Het is vooral heel zinvol om op elk moment te kunnen zien hoeveel vrije ruimte (zie de uitleg verderop in dit nieuwsbericht) u nog over heeft. Daartoe dient uw boekhouding aangepast te worden, zodat deze stand op elk moment kan worden bepaald.
Alle kosten die u maakt t.b.v. uw personeel, zullen als zogenaamde werkkosten worden gezien en zijn in beginsel belast. Het maakt hierbij niet uit of u bepaalde kosten aan uw werknemer vergoedt, verstrekt (u koopt het en uw werknemer wordt eigenaar) of ter beschikking stelt (uw werknemer heeft het in bruikleen, u blijft eigenaar).
U kunt echter gebruik maken van een vrije ruimte. Binnen de vrije ruimte kunt u zelf bepalen wat u onbelast aan uw werknemer(s) vergoedt, verstrekt of ter beschikking stelt, mits dit niet meer dan 30% afwijkt van wat gebruikelijk is in uw branche. De vrije ruimte bedraagt 1,2% van de totale fiscale loonsom.
De kosten die u maakt t.b.v. uw personeel komen waarschijnlijk boven deze 1,2% uit. Daar ligt dan ook gelijk het risico. Het meerdere is namelijk met 80% belast.
Gelukkig heeft de belastingdienst een aantal kosten (onder bepaalde voorwaarden) vrijgesteld, waardoor u deze onbelast kunt (blijven) vergoeden/verstrekken. De meest voorkomende kostensoorten zetten wij voor u op een rijtje (u kunt klikken op de link van de vergoeding om direct naar de uitleg te gaan):
Computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur
Buiten de vrijstellingen om zijn de meeste vergoedingen en verstrekkingen belast. Dit houdt in dat er 80% eindheffing verschuldigd is, als deze kosten de vrije ruimte overschrijden. We zetten voor u op een rijtje om welke kosten het zoal gaat:
Bedrijfsuitje/personeelsfeest/personeelsreis
Deze rijtjes zijn niet compleet en bovendien is de regeling nog sterk aan aanpassingen onderhevig. Twijfelt u eraan of een bepaalde vergoeding, verstrekking of ter beschikkingstelling belast of onbelast is? Neemt u dan contact met ons op.
Voorzieningen op de werkplek zijn onbelast. U kunt hierbij denken aan de vaste computer, de kamerplant en het wc papier, maar ook aan bijvoorbeeld aan bedrijfsfitness.
Consumpties op de werkplek, die geen onderdeel uitmaken van een maaltijd, kunt u onbelast blijven verstrekken. U kunt hierbij denken aan koffie, thee of een stuk fruit.
Een vergoeding voor consumpties op de werkplek is belast loon voor uw werknemer of kunt u eventueel onderbrengen in de vrije ruimte.
Ter beschikking gestelde werkkleding (de werkgever blijft eigenaar van de kleding) is onbelast als dit aan de volgende voorwaarden voldoet:
- De kleding is (bijna) alleen geschikt is om tijdens het werk te dragen, zoals een laboratoriumjas of een stofjas.
- Op de kleding zitten 1 of meer duidelijk zichtbare beeldkenmerken die horen bij de werkgever (bijvoorbeeld een bedrijfslogo). Deze hebben samen een oppervlakte van ten minste 70 cm2 per kledingstuk.
- De kleding blijft aantoonbaar achter op het werk.
- De kleding is een uniform.
- U stelt de kleding ter beschikking omdat de Arbeidsomstandighedenwet dit voorschrijft, zoals een paar veiligheidsschoenen. U moet aan de volgende voorwaarden voldoen:
- U hebt een arboplan
- Het ter beschikking stellen van kleding past bij dat arboplan
- De kleding wordt vooral tijdens werktijd gedragen
- De werknemer hoeft geen eigen bijdrage te betalen
Het vergoeden of verstrekken (werknemer wordt eigenaar) van de werkkleding is belast loon voor uw werknemer of kunt u eventueel onderbrengen in de vrije ruimte.
U kunt de reiskosten die uw werknemer maakt onbelast blijven vergoeden. Net als nu gaat het hierbij om de kosten van het openbaar vervoer of een vergoeding van maximaal € 0,19 per kilometer als uw werknemer met eigen vervoer reist. Het maakt niet uit of het om woon-werkverkeer gaat of om zakelijke reizen. Het is niet van belang met welk privévervoermiddel uw werknemer reist, u kunt de vergoeding bijvoorbeeld ook geven als uw werknemer met de fiets reist.
U kunt de kosten van tijdelijk verblijf voor de dienstbetrekking, zoals maaltijden en overnachtingen, onbelast vergoeden. U dient echter wel rekening te houden met de volgende bedragen:
- ontbijt: € 10,77;
- lunch: € 8,30;
- avondmaaltijd: € 20,81;
- kleine uitgaven overdag: € 4,00;
- kleine uitgaven ‘s avonds: € 8,05;
- logies: € 84,46.
Alles wat u meer vergoedt is belast loon voor uw werknemer of kunt u eventueel onderbrengen in de vrije ruimte.
Kosten die u maakt voor cursussen, congressen, vakliteratuur e.d. die uw werknemer nodig heeft om zijn kennis op peil te houden, zijn onbelast. Ook studiekosten zijn onbelast.
Maaltijden met een overwegend zakelijk karakter kunt u onbelast vergoeden/verstrekken. U kunt hierbij denken aan maaltijden bij overwerk en koopavonden.
Maaltijden in bedrijfskantines kunt u niet onbelast vergoeden/verstrekken. Dit is belast loon voor uw werknemer of kunt u eventueel onderbrengen in de vrije ruimte.
Vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen van gereedschappen zijn onbelast als deze voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium. Dit is het geval als:
-
- de voorziening naar uw redelijke oordeel noodzakelijk is voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking;
- u de voorziening betaalt en de kosten niet doorberekent aan de werknemer;
- uw werknemer de voorziening teruggeeft of de restwaarde van de voorziening aan u betaalt als hij deze niet meer nodig heeft voor de dienstbetrekking.
Als uw werknemer de voorziening niet teruggeeft of de restwaarde van de voorziening niet aan u betaalt, moet u vanaf het moment dat hij de voorziening niet meer nodig heeft, de restwaarde van de voorziening tot zijn loon rekenen. U mag dit loonbestanddeel ook als eindheffingsloon aanwijzen. Het is dan onbelast voor zover u nog vrije ruimte hebt.
Als uw werknemer privévoordeel heeft van de voorziening, hoeft u dit voordeel niet tot het loon te rekenen. U mag wel een eigen bijdrage vragen als u uw werknemer laat kiezen voor een duurdere uitvoering van de noodzakelijke voorziening. De eigen bijdrage trekt u dan van het nettoloon af.
Computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur
Ook voor computers, desktops, laptops, tablets, mobiele telefoons en smartphones geldt het bovengenoemde noodzakelijkheidsciterium. Simkaarten, dongels, abonnementen voor internet en telefonie en software kunnen ook vrijgesteld zijn.
Een voorbeeld van ‘dergelijke apparatuur’ is een organizer, een printer of een navigatiesysteem, omdat deze vooral bedoeld zijn om zelfstandig te gebruiken.
Onder bepaalde voorwaarden is het mogelijk om onbelast een korting aan uw werknemers te geven op producten uit het eigen bedrijf:
- de producten zijn niet branchevreemd;
- de korting of vergoeding is per product maximaal 20% van de waarde van dat product in het economische verkeer;
- de kortingen of vergoedingen bedragen in 2015 samen niet meer dan € 500.
Kleine attenties die u aan uw werknemer geeft, zijn onder de volgende voorwaarden onbelast:
- U geeft een persoonlijke attentie in situaties waarin ook anderen zo’n attentie geven.
- U geeft geen geld of een waardebon.
- De factuurwaarde (inclusief btw) van de attentie is maximaal € 25.
Bedrijfsuitje/personeelsfeest/personeelsreis
Een bedrijfsuitje, reisje of feest is loon van de werknemer of kunt u eventueel onderbrengen in de vrije ruimte.
Als het feestje op de werkplek plaatsvindt, zijn de consumpties onbelast zolang deze geen deel uitmaken van een maaltijd.
Onder de werkkostenregeling is het vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen van een fiets belast loon voor uw werknemer of kunt u eventueel onderbrengen in de vrije ruimte.
Onder de werkkostenregeling is alleen fitness die u op de werkplek ter beschikking stelt onbelast.
Een vergoeding voor of een verstrekking van fitness buiten de werkplek is belast loon voor uw werknemer of kunt u eventueel onderbrengen in de vrije ruimte.
Als uw werknemer met een eigen vervoermiddel reist, dan is het parkeren alleen onbelast als dit op uw bedrijfsterrein plaatsvindt en u hier arboverantwoordelijkheid over heeft.
Voor andere parkeerplaatsen en garages die uw werknemers gebruiken, hebt u in het algemeen geen arboverantwoordelijkheid. Het vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen van parkeergelegenheid bij het werk, bijvoorbeeld met een parkeerkaart voor het parkeren bij een klant, is in deze gevallen loon van de werknemer voor zover dit loon samen met een kilometervergoeding van u (of een vast bedrag) hoger is dan € 0,19 per kilometer.
Als uw werknemer met een vervoermiddel van de zaak reist, mogen de parkeerkosten onbelast worden vergoed.
Buiten de ‘kleine geschenken’ om zijn alle geschenken loon voor de werknemer of kunt u deze eventueel onderbrengen in de vrije ruimte.
