Gegevens werknemer vastleggen

 In Personeel

Zodra je een werknemer aanneemt, krijg je te maken met een aantal verplichtingen. We zetten graag voor je op een rijtje wat deze verplichtingen zijn en wat er kan gebeuren als je je niet aan de verplichtingen houdt.

De identiteit van de werknemer vaststellen

Voor de 1e werkdag van de werknemer, dien je als werkgever de identiteit van de werknemer vast te stellen. De werknemer identificeert zich met een identiteitsbewijs en de werkgever controleert of het document origineel en geldig is. Dit is makkelijker gezegd dan gedaan. Er is zelfs een stappenplan ontwikkeld om je te helpen bij het vaststellen en controleren van de identiteit van de werknemer. Dit stappenplan is hier te vinden.

Een kopie van het identiteitsbewijs bewaren

Als je de identiteit van de werknemer hebt vastgesteld, dient er een goed leesbare kopie van het identiteitsbewijs bij de salarisadministratie te worden bewaard. Alle persoonsgegevens die op het originele bewijs staan, dienen ook op de kopie te staan. Het gaat hierbij ook om de vermelding van het BSN. Bij paspoorten vanaf het model 2013 staat het BSN op de achterkant en dient hier ook een kopie van te worden gemaakt. Bij identitteitskaarten was dit al langer het geval.

Een kopie van een rijbewijs volstaat niet. Hier staat de nationaliteit niet op vermeld en dat is een eis.

Anoniementarief

Als het vaststellen van de identiteit niet op de juiste manier gebeurt, of als er geen of geen juiste kopie van het identiteitsbewijs bij de salarisadministratie wordt bewaard dient het anoniementarief te worden toepast. Dit houdt het volgende in:

  • er wordt 52% loonheffing op het salaris van de werknemer ingehouden
  • de loonheffingskorting wordt niet toegepast
  • er wordt geen rekening gehouden met de maximumbedragen ten aanzien van de premies werknemersverzekeringen en de premie zorgverzekeringswet

Als later blijkt dat het anoniementarief niet is toegepast, riskeer je een boete van maximaal € 5.278!

Gegevens m.b.t. de aangifte loonheffingen

Als de werknemer het eerste salaris heeft ontvangen, dient er een aangifte loonheffingen te worden ingrediend. Je hebt informate van de werknemer nodig om deze aangifte te kunnen indienen. De werknemer levert deze informatie voor de eerste werkdag schriftelijk in. De manier is vormvij, maar meestal wordt het ‘Model opgaaf gegevens voor de loonheffingen’ (ook wel loonbelastingverklaring genoemd) gebruikt. Wij kunnen uiteraard een blanco exemplaar van deze opgaaf verstrekken. De opgaaf dient volledig te worden ingevuld en voorzien van een datum te worden ondertekend.

Anoniementarief

Als je geen gegevens voor de loonheffingen van de werknemer krijgt of de opgaaf is niet volledig ingevuld, dient het anoniementarief te worden toepast. Dit houdt het volgende in:

  • er wordt 52% loonheffing op het salaris van de werknemer ingehouden
  • de loonheffingskorting wordt niet toegepast
  • er wordt geen rekening gehouden met de maximumbedragen ten aanzien van de premies werknemersverzekeringen en de premie zorgverzekeringswet

Als later blijkt dat het anoniementarief niet is toegepast, riskeer je een boete van maximaal € 5.278!

Bewaarplicht

De gegevens dienen ten minste 5 kalenderjaren, na het kalenderjaar waarin de werknemer uit dienst is getreden, te worden bewaard. De algemene fiscale bewaartermijn voor de administratie van ondernemers  is echter 7 jaar. Wij adviseren dan ook om de gegevens 7 jaar te bewaren.

Recent Posts
Neem contact op

We reageren zo spoedig als mogelijk op uw vraag.